Wyobraź sobie sytuację, że chcesz przeprowadzić zmianę we własnym życiu, czy organizacji. Wprowadzanie zmiany szczególnie złożonej może bardzo szybko stać się koszmarem.
W przypadku, gdy obejmuje ona wiele osób, to zaczynają się schody.
3 lata temu, gdy zaczynaliśmy „Dostarczaj Wartość”, staraliśmy się stworzyć środowisko dla każdego. By każdy czuł się tu, jak u siebie w domu, by mógł się rozwijać. Każda z siedmiorga osób. Tak - każdy z nas.
Brzmi jak wstęp do filmu katastroficznego. Katastrofy, której wtedy nie dostrzegałem, a która nieuchronnie nadciągała.
Była to bardzo cenna lekcja.
To, czego wtedy nie rozumiałem, a co okazało się istotne - starałem się wprowadzić złożoną zmianę, która obejmowała bardzo różnych ludzi, charakteryzujących się różnymi potrzebami, różnymi doświadczeniami oraz różnymi motywatorami.
Przedstawię Ci dziś model Lippita-Knostera, który pozwolił mi zrozumieć, co jest potrzebne, by wprowadzać zmiany. Dzięki temu modelowi można łatwo zrozumieć, jak braki poszczególnych działań mogą wpływać na uczestników zmiany i co trzeba wykonać, zanim w ogóle o tym pomyślimy.
Jeśli:
- masz wizję, by Twoja firma za 10 lat stała się potentatem np: w sprzedaży andrutów :)
- zaczynasz projekt z kolegami i chcesz zawojować swoim rozwiązaniem rynek
- chcesz przekonać ludzi do zmian w Twoim systemie RPG
To ten model na pewno Ci pomoże :)
Model Lippita - Knostera - wprowadzanie zmiany
Kompleksowa zmiana obrazowana jest przez 6 bardzo istotnych elementów układanki.
- Wizja
- (Zgoda)
- Kompetencje/Umiejętności
- Zachęty
- Zasoby
- Plan działania
W niektórych dziełach model uzupełniany jest o consensus (zgodę), która jest istotną fazą po sformowaniu wizji, ale to nie jest tak, że każda złożona zmiana musi być wykonana przy 100% oklaskach wszystkich osób, których ona obejmie. Wyobraź sobie firmę, zatrudniającą 50 tys osób. Trudno by było wprowadzić wtedy zmiany, prawda? Szczególnie te dotkliwe.
Zostawię zgodę tu w nawiasie, bo będę traktował ją bardzo specjalnie :)
Przyjrzyjmy się poszczególnym elementom modelu i zderzmy je z moją porażką jako lidera zmiany w ”Dostarczaj Wartość” sprzed 2 lat.
Sama wizja nie wystarczy
Wizja jest niezbędna. Tak - to fakt. Jej brak praktycznie przekreśla wprowadzanie zmiany, a na pewno drastycznie zmienia prawdopodobieństwo sukcesu.
Wizja zawiera obraz świata, w którym wszystko nam się udało. Taka podróż myślowa do rzeczywistości, w której to, co chcieliśmy zrobić, stało się faktem.
Dla przykładu moją wizją jest świat, w którym wszyscy otaczający mnie ludzie są inżynierami systemowymi, potrafiącymi brać odpowiedzialność za to, co robią. Gdy dzwoni do nas klient z problemem, którego inni nie chcą wziąć, bo trudny, pracochłonny, w jakiejś dziwnej technologii, to my go bierzemy na klatę i staramy się rozwiązać problem klienta, niezależnie od tego, jak został nazwany. Taka super ekipa termosów.
Kupiłem Cię tą wizją? Jeśli nie, to dlaczego?
Źle to zakomunikowałem? Moja wizja jest zbyt nierealna, nie dotyczy Cię?
Nie potrafisz się w niej odnaleźć? Nie widzisz się za x lat w tej sytuacji?
Tak - to są dokładnie te problemy, które prawdopodobnie spowodują, że poczujesz się skonfundowany. Będziesz zadawał sobie pytanie “ale o co chodzi?”, “dlaczego potrzebujemy tej zmiany”.
Źle zarysowana wizja ma dokładnie te same wady, co jej brak.
Jeśli ekipa, której dotyczy zmiana, nie kupi tej wizji, nie odnajdzie się w niej, to przeprowadzenie zmiany może być nie tylko trudne, ale z ich punktu widzenia niepotrzebne i bezwartościowe.
Wizja powinna być zrozumiała. Tłumaczyć, co chcemy osiągnąć i dlaczego. Powinna skupiać się na potrzebie zmiany.
Ludzie, którzy rozumieją jej przesłanie, będą w stanie widzieć siebie w tej wizji. Stwierdzić okej czaję, za x lat będę termosem. Chcę być termosem. Kupuję tę wizję świata.
Dobry lider zmiany to osoba, która jest w stanie namalować w odpowiedni sposób odbiorcy wizję i zadbać o to, by ją zrozumiał i poczuł swoje miejsce w tej przyszłej wizji.
”Dostarczaj Wartość” 3 lata temu miało 7 różnych wizji, które miały ze sobą części wspólne.
Niestety, nie zadbałem o to, by powstała 1 spójna, zrozumiała dla wszystkich wizja.
Dlaczego? Bo wtedy chciałem, by każdy czuł się dobrze w każdej konfiguracji. Co z czasem okazało się niemożliwe.
Jako, że na tym etapie zawiodłem, to dalsze kroki były już praktycznie niemożliwe, ale pokażę Ci, jak to by się objawiało, gdybym zmontował wizję dobrze i zakomunikował ją w odpowiedni sposób.
Konsensus
Tak jak wspomniałem wcześniej, jest to kwestia bardzo dyskusyjna.
Czy potrzebujemy zgody wszystkich, by wprowadzić zmianę?
Ja optuję bardziej za stwierdzeniem, że potrzebny jest konsensus wśród osób kluczowych dla działania grupy po wprowadzeniu zmiany i przy wdrażaniu samej zmiany. Wprowadzanie zmiany bez nich się po prostu nie uda.
Kompleksowe zmiany mają to do siebie, że potrzebni są liderzy zmiany. Ci, którzy będą brali odpowiedzialność za komunikację oraz realizację zmiany, jak i ci, którzy będą w niej uczestniczyć.
Jednak nie wszyscy będą uczestniczyć w zmianie do końca. Niektórzy - świetni i bardzo wartościowi ludzie - będą uczestniczyć w tej zmianie tylko do pewnego momentu.
Powody tego ostatnie mogą być różne:
- Zmieniły się priorytety pracownika
- Ma inne cele życiowe
- Nie chcę się zmienić na tyle, na ile wymaga tego wizja
Tu powiem brutalną prawdę, że nie każdy dotrwa końca materializacji wizji i nie każdy za wszelką cenę musi.
Dlatego piszę, że jest to punkt dyskusyjny i warto się zastanowić, czy konsensus jest potrzebny lub niezbędny. Jeśli wśród tych ludzi nie zaistnieje zrozumienie i akceptacja, to istnieje duża szansa, że będą sabotować zmianę.
Popatrz - masz w firmie osobę, której ufasz. Która oddała życie pracy i firmie. Jednocześnie ta osoba otwarcie sprzeciwia się zmianie. Jak zachowają się bezpośredni współpracownicy tej osoby?
Prawdopodobnie dołączą świadomie lub nieświadomie do rewolucji.
Jaka by była Twoja reakcja?
Kompetencje
Bardzo ludzki aspekt. Czy mamy wszystkie niezbędne kompetencje, by zrealizować zmianę. Wprowadzanie zmiany wymaga pewnego określone zestawu umiejętności.
Przekładając to na uczucia pracownika: Czy ja jestem odpowiednio zdolny/przeszkolony, by to ogarnąć? Czy mam odpowiedni mindset?
Jeśli nie, to co jest nam potrzebne, by to zrobić?
W wizji możemy mieć zarysowany obraz modelowego pracownika, który zachowuje się w odpowiedni sposób w krytycznych sytuacjach.
Tak, ale to jest model, a dokładniej wizja ideału, w którym wszystko się udało.
Stan obecny może być kompletnie różny od tego, co chcemy, by było w przyszłości.
Powinniśmy zadbać o przeszkolenie ludzi lub by ludzie sami o to zadbali. Co też ważne, by widzieli, czemu to jest istotne. Jak się ma ich rozwój do wizji. Człowiek, który nie widzi potrzeby zmiany w stosunku do swojej osoby, może nie chcieć się rozwijać. Może uczęszczać na szkolenia, ale nie mieć chęci się szkolić.
Dodatkowo ważnym aspektem jest posiadanie dostępu do zaufanej kadry szkoleniowej, która pozwoli rozwinąć skillset i/lub mindset pracowników.
A co się stanie, gdy nie będziemy mieli lub nie zdobędziemy odpowiedniego zbioru kompetencji wymaganego do wprowadzenia zmiany?
Przypomnij sobie sytuację, w której brakowało Ci umiejętności, by coś zrobić. Jakie uczucie Ci wtedy towarzyszyło: strach, paraliż, zniechęcenie?
Ja w takim momencie zacząłem odczuwać lęk, presję, niepewność. Powątpiewania wchodziły do głowy jako normalne uczucia.
Dlatego jest istotne zadbanie także o ten element, oraz o jego odpowiednie podanie, by nie wprowadzić lęku przed zmianą.
Zachęty
Czyli ogólnie motywacja, o której wielokrotnie wspominałem na „Dostarczaj Wartość”.
Jeśli ciekawi Cię poszerzenie wiedzy w zakresie motywacji, to warto zacząć tutaj lub potem poszerzyć wiedzę tutaj.
Czynnik motywujący jest bardzo istotny. Osoby, które mają nam pomóc w przeprowadzeniu zmiany, muszą czuć się zachęcone do tego. Wprowadzanie zmiany jeśli nikomu się praktycznie nie chcę tego zrobić będzie tylko i wyłącznie na barkach najbardziej zmotywowanych.
Należy zrozumieć, co aktualnie ich motywuje oraz na zasadzie negocjacji im to dostarczyć.
Jeśli dana osoba nic nie znajdzie dla siebie, to gratuluję - właśnie stworzyłeś sobie opornika, zamiast sojusznika.
Każdy świadomie lub podświadomie stara się znaleźć odpowiedź na pytanie: “What’s in it for me” - “Co ja z tego będę mieć?”.
Jeśli nie ma czynnika motywacyjnego, to dlaczego miałbym to zrobić?
W takiej sytuacji będzie pojawiał się silny opór, niechęć do współpracy, demotywacja.
Framework „Total Motivation” doskonale tłumaczy jak ważne jest zapewnienie odpowiednich czynników motywacyjnych pod kątem potrzeb konkretnej osoby, by zbilansować negatywny impact wprowadzonej zmiany.
No fun, no potencial, no goals => Resistance
Zasoby
Nie tyle w rozumieniu powszechnie używanym przez osoby z HR. Bardziej w rozumieniu zewnętrznych zasobów takich jak: czas, sprzęt, finanse, czy też reputacja, sojusznicy, wiedza, dostęp do innych zewnętrznych ludzi.
Wprowadzanie zmiany ma pewną znaną lub nieznaną, lecz określona listę krytycznych i wymaganych zasobów.
Jeśli nie stać Cię na zmianę i nie zdobędziesz środków, to nie wprowadzaj zmiany. Szybciej zaszkodzisz, niż pomożesz.
Jeśli nie masz odpowiedniego sprzętu i go nie zdobędziesz, to nie wprowadzaj zmiany.
Jeśli zmiana wymaga 2 lat, a ty masz rok i chcesz to robić po godzinach, to pamiętaj o negatywnych skutkach takiego podejścia.
Chodzi o zrobienie bilansu zasobowego. Inaczej wprowadzamy niepotrzebną frustrację. Nikt na dłuższą metę nie pracuje efektywnie, będąc pod naciskiem presji czasu. Tak samo nikt nie będzie odpowiednio efektywny, nie mając odpowiedniego sprzętu do pracy.
Plan działania
Jak mamy dotrzeć do celu, skoro nie potrafimy określić celu oraz jakie kroki mamy wykonać. Po czym poznamy, że nam się udało?
Chodzi o to, by mieć przygotowane odpowiednie strategie i weryfikować zarówno ich przydatność pod kątem celu i aktualnego stanu przed ich wprowadzeniem, jak i weryfikować, czy nam się udało dotrzeć do celu.
Bardzo przydatne są tutaj określenie wartości oraz wpływu strategii na nie. Dzięki temu możemy świadomie podejmować decyzję.
Brak takiego podejścia skazuje nas na scenariusz osiągnięcia celu nie wiedząc o tym, lub – co gorsza – na efekt chomika w kole.
Widziałeś kiedyś, jak biega chomik w kole? Biegnie, ale nie przesuwa się do przodu. Za to jak pięknie się koło kręci :)
Zrozumienie potrzeb, znalezienie strategii, dekompozycja oraz określenie miar pozwolą Ci uniknąć poczucia, jakie ma chomik w kole treningowym.
Potrzebujemy wszystkich, by mieć sukces
Jedynym gwarantem świadomego i sukcesu jest spełnienie wszystkich 5 wymogów:
Wizja + Skillset + Zachęty + Resource + Action Plan = Success
Brak jakiejkolwiek z nich może doprowadzić do bardzo negatywnych zjawisk, nawet gdy będziemy mieli odpicowane i perfekcyjnie określone pozostałe z nich.
- Bez wizji => Skonfundowanie
- Brak skillset => Lęk
- Bez zachęt => Oporniki
- Brak zasobów => Frustracja
- Bez planu => Nie wiedzą o celu
Możemy liczyć na łut szczęścia, że uda nam się osiągnąć zamierzony sukces niskim kosztem. Pytanie brzmi: czy całe życie chcemy liczyć na szczęście?
Zanim cokolwiek zrobimy, możemy zweryfikować, czy mamy wszystko potrzebne, by zacząć. Gdy już wdrażamy zmianę, możemy zdebugować ją pod kątem zarówno poprawności jak i potencjalnych problemów.
Gdy problemy wystąpią, to możemy sięgnąć po odpowiednie środki i zapewnić uczestnikom zmiany to, czego aktualnie im brakuje.
Model a „Dostarczaj Wartość” 2018
Dzięki temu modelowi wiem, że stworzenie wizji jest tylko preludium do opery. Jego brak spowodował, że ludzie nie tylko nie widzieli dla siebie miejsca, ale także nie rozumieli, jak mogą pomóc i co będą z tego mieli. Co doprowadziło do wszechobecnej konfuzji: co mamy robić? Czy to odpowiednie miejsce dla mnie?
Bardzo ważnym elementem było stworzenie modelu marketingowego i promowanie postów i podcastów. Brak wiedzy i umiejętności w tym zakresie budził we mnie lęk. Gdy miałem wrzucić post i nacisnąć enter, to zwlekałem z tym do pełnej godziny, a potem po wciśnięciu bałem się czytać odpowiedzi.
U innych paraliżująca była konieczność pisania postów. Niektórzy nie czuli się w tym dobrze, niektórzy nie chcieli się w tym zakresie rozwijać.
Ludzie, którzy nie widzieli korzyści z pisania postów, pisali 1, może 2, a potem przestawali. Nie chcieli tego robić, by utrzymywać czyjąś niejasną wizję. Woleli się wycofać. Brakowało jasnej i interferującej z ich potrzebami motywacji. Pojawił się opór.
Znaczenie braków
Brak czasu, natłok rzeczy: tu podcast, który musi wyjść. Ktoś, kto miał publikować w tym tygodniu, zapomniał, więc ja napiszę. Doprowadzało to do czystej frustracji i wypalenia.
Brak strategii. Robienie na zasadzie „rób, bo rób” nie przynosiło żadnych korzyści nikomu. Czytelnik nie wiedział, po co istnieje „Dostarczaj Wartość”. Jak ta witryna może pomóc czytelnikowi. Z drugiej strony - osoby piszące nie wiedziały, co pisać i po czym poznać, że im się udało i że się rozwijają. Pojawił się efekt chomika w kole do biegania.
Brak nawet próby odpowiedzi na pytania o to, gdzie zmierzamy, jakie są cele, po czym poznamy, że nam się udało, był kardynalnym błędem.
Brzmi jak czysta apokalipsa, której można byłoby uniknąć gdyby odpowiednio wszystko zaprojektować.
Brak odpowiedzi na niektóre pytania, zanim wyruszysz w drogę lub brak prób odpowiedzi w trakcie może doprowadzić praktycznie każdą zmianę do upadku.
Nie na wszystkie pytania odpowiesz sobie od razu. Nie na wszystko jesteś po prostu w stanie.
Warto sobie te pytania zapisać i pracować nad tym.
Wiesz, czym grozi brak jednej z tych rzeczy. Czasami coś może być niemożliwe do wykonania, czasami ultra trudne. Jeśli masz szczęście, to Ci się uda.
Wprowadzanie zmiany to proces do którego i warto i należy się przygotować.
