Czy zastanawiałeś się kiedyś, jak ważny dla pracownika jest początek jego pracy i w jaki sposób pracodawca może pozytywnie wpływać na ten proces; jak poprawnie przeprowadzić onboarding, aby chciał zostać w niej na dłużej?

W niniejszym artykule podejmę temat wdrażania nowych osób do firmy.

Od prawie 2 lat mam przyjemność organizowania wycieczek dla nowo zatrudnionych pracowników. Jest to zaledwie jeden z pięciu punktów programu, jaki narodził się z potrzeby przekazania najważniejszych informacji o firmie i zaznajomienia nowej osoby z panującą w niej kulturą.

Mimo, że ten program wycieczek jest naprawdę dobrze przemyślany, nie uważam, że na tym etapie należy się zatrzymać i powiedzieć: przeprowadziliśmy szkolenia, ta osoba jest w pełni wdrożona w życie i kulturę firmy, i nic więcej nie musimy z tym robić. Moim zdaniem to dopiero pierwszy krok, a na kolejne ogromny wpływ będzie mieć wspomniana już kultura.

Temat kultury organizacyjnej oraz onboardingu jest obszerny, dlatego dzisiaj skupimy się na tym, jak przygotować proces wdrożeniowy, na co zwrócić uwagę przy jego przeprowadzaniu oraz jak mierzyć to, że odnosimy sukces. Kolejny artykuł będzie dopełnieniem – pokażę, czym jest kultura w firmie i dlaczego ma tak duży wpływ na wybór pracodawcy i retencję.

Mała firma a onboarding

W początkowym etapie kształtowania się firmy zapewne nikt nie zauważy potrzeby tworzenia procesu, jakim jest onboarding. Nikt też nie będzie się mocno zastanawiać nad tym, jaką kulturę organizacyjną dokładnie ma. W początkowym etapie firma po prostu stara się przetrwać. Mało kto ma czas pomyśleć o tym, jakich ludzi chcemy dobierać, czy też jak sprawić, by proces wdrożeniowy przebiegł szybko i bezboleśnie.

Na początku istnienia firmy to wszystko dzieje się intuicyjnie. Jeśli firma liczy parę osób, najpewniej naturalnie dopasowują się do siebie pod względem swoich poglądów, sposobu działania i sami stworzą swoją unikalną atmosferę. Problemy zaczynają pojawiać się dopiero wtedy, gdy zatrudniamy kolejne osoby, a one, jak się okazuje, z jakiegoś powodu nie pasują do tego, co stworzyliśmy lub wdrożenie ich zajmuje coraz więcej czasu, przez co mogą poczuć się nieefektywni, czy też nawet niepotrzebni.

Wyobraź sobie Tomka, który trafia do firmy, liczącej około 500 osób, która nie ma wypracowanych procedur wdrożenia i sposobu przekazywania informacji do nowych pracowników. Ustalono wewnętrznie, że liderem Tomka będzie Janek, mający pod sobą 8- osobowy zespół. Jednak sytuacja się zmieniła – Tomek rozpoczął pracę i nikt nie poinformował go o zmianie, jaka zaszła. Każdy wyszedł z założenia, że JAKOŚ do niego trafiła.

Niestety, nikt nie zadeklarował się, że poinformuje go o zmianie lidera na Kubę, który niestety nie może pojawić się o określonej godzinie, by odebrać nowego pracownika z recepcji. Tomek dowiaduje się o tym dopiero po dotarciu do firmy, na recepcji i czuje się ogromnie zdezorientowany. Zostaje wysłany do kadr, gdzie powinien podpisać umowę i niestety, umowy jeszcze nie ma, ponieważ to na liderze spoczywała odpowiedzialność przekazania takiej potrzeby, a jak wiadomo, lider zdążył się już zmienić.

Żródło: http://gph.is/2dJTZpP

Brzmi trochę abstrakcyjnie? Jednak zapewniam, że każda najmniejsza wpadka na samym początku może wpłynąć na opinię nowego pracownika. Jeśli tak wyglądałby pierwszy dzień pracy Tomka, to czy pomyśli pozytywnie o firmie, w której się zatrudnia?

Chciałabym dzisiaj podzielić się z Tobą tym, jak można zapobiegać takim sytuacjom, jak onboarding wpływa na pracę nowej osoby/zespołu oraz jak to może przekładać się na skuteczność zatrudnienia. Pokażę Ci również jak zweryfikować, czy to, co wypracowaliśmy przynosi określone efekty.

Co wchodzi w skład tego procesu i dlaczego czasem można polec już na samym początku?

Z moich obserwacji wynika, że idealne wdrożenie pracownika ma miejsce wtedy, gdy zostanie zaspokojonych czterech interesariuszy: pracownik, lider zespołu, zespół i pracodawca.

  • Pracownik – powinien zawsze sprawdzać, czy firma, w której chce pracować, pokrywa się z jego światopoglądem, oczekiwaniami i jest spójna z jego kulturą/wartościami; musi wiedzieć, że chce w niej pracować.
  • Lider – powinien zadbać o to, aby nowa osoba szybko odnalazła się w zespole, wiedziała co ma robić, by móc efektywnie pracować; być wsparciem w każdym kryzysowym momencie, gdy coś może być niejasne lub nowa osoba robi coś źle.
  • Zespół – zwykle funkcjonuje według tego, co sobie wypracował razem z liderem. Każda nowa osoba zaburza jego pracę, dlatego pracownicy odczuwają potrzebę, aby nowa osoba jak najszybciej dowiedziała się co i jak działa, co wyeliminuje czas, jaki musieliby poświęcić na jej wdrożenie.
  • Pracodawca – musi zachować spójność między tym, co przedstawia na zewnątrz, a tym, co nowy pracownik zastanie wewnątrz firmy, a także wypracować sposób, dzięki któremu ów pracownik szybko odnajdzie się w firmie i będzie chciał zostać w niej na dłużej.

Onboarding to bardzo ważny moment, o który musimy zadbać. Jeśli któryś z wymienionych powyżej interesariuszy nie otrzyma korzyści, na które liczy, zwiększy to prawdopodobieństwo porażki.  

Firmy prześcigają się w procesach wdrożeniowych i każda z nich robi to na swój sposób. Może wydawać się to dziwne, ale w rzeczywistości jest to naturalne. Każda z tych firm ma własną kulturę organizacyjną, procesy i które w ogromnym stopniu zależą od jej wielkości (liczba pracowników, działów, etc.) oraz modelu biznesowego.

Jak wygląda proces onboardingu

Tak naprawdę powinniśmy zacząć swoje działania jeszcze przed przyjściem pracownika do firmy. Pierwszy dzień pracy nie musi być wielką niewiadomą dla pracownika. Z wielu badań wynika, że zmiana pracy to jeden z kilku najbardziej stresujących momentów życia człowieka, dlatego powinniśmy ten stres możliwie jak najbardziej złagodzić.

Są firmy, które jeszcze przed zakończeniem rekrutacji, organizują spotkania integracyjne, na których nowy pracownik może poznać osoby, które w niej pracują i z którymi ta osoba będzie mieć szansę współpracować w projekcie. Na tej podstawie obie strony mogą zdecydować, czy pasują do danego środowiska.

To dobry sposób na to, by wykluczyć potencjalne różnice kulturowe, a także ułatwia firmie decyzję, czy chcemy tę osobę zatrudnić oraz pozwala nowej osobie odpowiedzieć na pytanie: czy chce pracować w takiej firmie?

Spotkałam się również z tym, że nowe osoby pojawiały się na imprezach firmowych jeszcze przed pierwszym dniem pracy. To była świetna okazja, żeby poznały swój przyszły zespół oraz zobaczyły firmę “od środka”.  Jest to częsta praktyka w firmie, w której aktualnie pracuję i u nas się sprawdza.

Istnieją także łatwiejsze rozwiązania, dzięki którym możemy podzielić się z nową osobą informacjami, ułatwiającymi jej poznanie firmy. Jak można to zrobić, minimalizując udział osób trzecich?

Employee Handbook

Jest to dokument/książka, w której możemy ująć wszystko to, co sprawi, że nowy pracownik pozna firmę, zanim jeszcze przyjdzie do pracy. Jest to przewodnik, który powinien odpowiadać na pytania, pojawiające się w głowie nowo zatrudnionej osoby, np.

  • Jak będzie wyglądał mój pierwszy dzień pracy?
  • Ile osób jest w firmie?
  • Z ilu osób składa się zespół?
  • Jak wygląda zwykły dzień pracy?
  • Jak się ubrać, co ze sobą zabrać?
  • Jakie panują zwyczaje w firmie?
  • Czy mogę pracować zdalnie?

Oczywiście niektóre z tych odpowiedzi mogły pojawić się już wcześniej. Czy to na rozmowie rekrutacyjnej, czy też mogli udzielić je znajomi, którzy pracują już w danej firmie. Niektóre z nich mogły znaleźć się na stronie firmy lub na forach.

Pomysłów na atrakcyjne przekazanie potrzebnych informacji w employee handbooku jest wiele - polecam zapoznanie się z tymi najbardziej znanymi - możecie poczytać o nich na stronie.

Taki przewodnik pomoże nowej osobie zrozumieć firmę, w której będzie pracować. Jest on odzwierciedleniem kultury, a to ta z kolei powinna podpowiadać nam, czy pasujemy do danego miejsca, czy nie.

Pierwszy dzień pracy

No dobrze, udało nam się sprawić, że pracownik wie już wystarczająco dużo o firmie, a jeszcze się w niej nie pojawił. Czy teraz można pomyśleć, że reszta jakoś pójdzie i osiągnęliśmy sukces? Nic bardziej mylnego.

Przede wszystkim powinniśmy zastanowić się nad tym, co jest ważne dla nowej osoby w pierwszym tygodniu/miesiącu/trzech miesiącach pracy.

  • Jakich informacji ta osoba potrzebuje do pełnienia swoich obowiązków?
  • Z jakimi problemami najczęściej spotykają się nowe w firmie osoby?
  • O czym nowa osoba powinna wiedzieć, by móc efektywnie pracować i poprawnie funkcjonować w firmie?
  • Do kogo nowa osoba ma się zwracać w wypadku napotkania nieoczekiwanych problemów?

Mając te informacje, możemy opracować program, który we właściwy sposób odpowie na potencjalne pytania nowych osób i ułatwi ich aklimatyzację. Nie jesteśmy w stanie dostarczyć wszystkiego w formie dokumentu, ponieważ musiałby on być obszerny i, mówiąc wprost, nudny.

Powinniśmy dostarczyć nowemu pracownikowi wiedzę, dzięki której poczuje się dobrze i będzie mógł spokojnie pracować, nie zastanawiając się zbyt długo nad tym, co dokładnie musi zrobić, żeby, np. zarezerwować salę konferencyjną na jutrzejsze spotkanie. Jeśli program wdrożeniowy będzie zaprojektowany prawidłowo, nowy pracownik po prostu będzie wiedział, jak to zrobić lub gdzie znaleźć instrukcję, która mu pomoże.

Pierwszy dzień pracy, wbrew określeniu, może trwać dłużej. Firmy często pozwalają nowej osobie poświęcić więcej czasu na poznanie firmy, co może trwać np. tydzień, podczas którego organizowane są wszystkie niezbędne szkolenia. W branży IT tworzy się także specjalne projekty dla nowych osób, w których mogą poznawać sposób pracy, narzędzia, tzw. bufor, który pozwala wdrożyć się na tyle, by mogli samodzielnie pracować w następnym, poważnym projekcie.

Program wdrożeniowy

Coraz częściej w większych firmach organizuje się specjalne szkolenia dla nowych pracowników, na których dowiadują się oni m.in. z czego mogą korzystać, na czym pracować, jak wygląda struktura firmy, itd.

Liczba takich szkoleń i stopień ich zaawansowania zależy przede wszystkich od czterech interesariuszy, o których wspominałam na początku artykułu. Innymi słowy, projektując szkolenia, skupiamy się na ich potrzebach.

  • Pracownik – co musi wiedzieć, by efektywnie pracować i nie musieć zajmować się poszukiwaniem informacji, które powinien otrzymać już na początku;
  • Lider – co jego pracownik musi wiedzieć, by możliwie najmniej utrudniał pracę innym i aby jak najszybciej wdrożyć się w projekt;
  • Zespół – na jakie pytania najczęściej odpowiadają członkowie zespołu, czy to mogłoby pojawić się w programie wdrożeniowym/jak sprawić, żeby nowy pracownik zadawał same istotne pytania;
  • Pracodawca – co musi wiedzieć pracownik, aby szybko odnalazł się w procesach firmowych, jak sprawić aby mógł być samodzielny i efektywny w swojej pracy, ułatwiając tym samym pracę innym ludziom.

Jak już wspomniałam na początku, zajmuję się m.in. organizowaniem wycieczek dla pracowników i jest to jedno z pięciu szkoleń, które przygotowaliśmy dla każdej nowej osoby. Te szkolenia są obowiązkowe, ponieważ zależy nam na tym, aby dostarczyć wszystkich niezbędnych informacji, naszych zdaniem, niezbędnych, by mogła spokojnie pracować.

Wycieczka organizowana jest zwykle w pierwszy dzień pracy – pokazuję na niej najważniejsze miejsca w firmie, opowiadam o procesach, które ułatwiają korzystanie z nich, a także wpadam do paru innych zespołów, do których prawdopodobnie nigdy sami by nie trafili, aby mogli zobaczyć, jak pracują inni. Dzięki temu mają świadomość tego, jak wyglądają inne teamy; mogą usłyszeć parę słów o projekcie; zobaczyć, że są to tacy sami ludzie, jak oni; a dodatkowo widzą kilka nowych twarzy, które bardzo miło ich witają w firmie.

Odbywające się po wycieczce dalsze szkolenia wdrożeniowe dotyczą organizacji pracy, jakich narzędzi używamy, możliwości rozwoju, opisu struktury firmy, kultury i wartości. Dzięki całemu programowi:

  • redukujemy stres u nowego pracownika;
  • stopniowo oswajamy nowego pracownika z firmą,
  • pokazujemy mu wszystkie najważniejsze procesy, jakie powinien znać;
  • zaznajamiamy go z tym, jak funkcjonuje firma;
  • pokazujemy z jakimi problemami i do kogo może się zgłosić;
  • łagodzimy jego proces wdrożenia się do zespołu - przechodzi przez tą samą drogę, co inni wcześniej, co tworzy wspólne doświadczenie, a to, jak wiadomo, łączy ludzi;
  • i co równie ważne, zmniejszamy liczbę zadawanych pytań kierowanych do lidera.

Co dalej?

Wiadomym jest, że nie uda nam się odpowiedzieć na wszystkie możliwe pytania, ponieważ program powinien być dostosowywany na tym etapie do wszystkich nowych pracowników, niezależnie od tego, na jakim stanowisku będą potem pracować. Taki cykl szkoleń ma pomóc przekazać wszystko to, co pozwoli pójść pracownikowi dalej, eliminując tym samym element czytania kolejnych dokumentów.

Aplikacja

W rozmowie ze znajomym z innej firmy dowiedziałam się, że można pójść krok dalej. Pracował on nad aplikacją, która dzieli szkolenia dla nowych osób na dwa etapy:

  1. Ogólny - skierowany do wszystkich pracowników
  2. Szczegółowy - dopasowany do danego stanowiska, na którym nowa osoba będzie pracować.

Rozwinięcie programu wdrożeniowego jeszcze bardziej odciąża pracę lidera, dzięki czemu może być skupiony głównie na projekcie, nie martwić się tym, że jego nowy pracownik będzie czuć się niepewnie i nie będzie wiedzieć, co robić.

Źrodło: http://gph.is/2dJTZpP

No to jak poprawnie przeprowadzić onboarding****?

Dotychczas pokazałam narzędzia, które aktualnie wykorzystują różne firmy, każda dopasowując je do swoich potrzeb.

Naszym zadaniem jest wypracowanie takiego sposobu na wdrożenie pracownika, aby zaspokoić potrzeby wszystkich interesariuszy, dlatego jeżeli nie macie formalnego procesu onboardingu, proponuję zacząć od najłatwiejszych rzeczy do wprowadzenia. Najważniejsze, aby odpowiadały one na wszystkie potencjalne pytania, dotyczące pracy, które pojawią się w głowie nowego pracownika. Następnie, gdy wszystko działa, warto skupić się na rozwoju swoich narzędzi.

Same narzędzia i procesy to jednak nie wszystko.

Dla mnie poprawnie przeprowadzony onboarding jest wtedy, kiedy mam pewność, że dana osoba trafiła w dobre ręce, wie jak poruszać się w firmie i może spokojnie rozwijać swoje skrzydła. Oznacza to, że działania firmy są spójne z tym, co przedstawiliśmy i ta osoba odnajduje się w tym. Aby było to możliwe, powinniśmy zweryfikować nasze działania.

Jak można zmierzyć, by sprawdzić, że osiągnęliśmy sukces i nasz program działa?

Warto przede wszystkim zorientować się, jak nowe osoby oceniają program wdrożeniowy, który przygotowaliśmy. Może się okazać, że musimy pewne rzeczy poprawić, na pewno pojawią się pytania, których nie przewidzieliśmy wcześniej, a na które odpowiedzi są bardzo ważne. Mamy do wyboru: ankietę lub rozmowę.

A kiedy oddamy już nowego pracownika w ręce lidera – co dalej? Jak zmierzyć to, że nam się udało?

Co mierzyć?

  • Retencja – czy dana osoba dalej pracuje w firmie, czy odeszła i po jakim czasie to nastąpiło (mogło to też spowodować jakieś konkretne działanie firmy);
  • Czas poświęcony firmie – nowy pracownik może angażować się w różnego rodzaju przedsięwzięcia i eventy związane z działalnością firmy, dlatego warto mierzyć czas, jaki na to poświęca, ponieważ oznacza to, że czuje się dobrze w nowej sytuacji;
  • Efektywność pracownika – możemy w tym przypadku brać pod uwagę aktywność w pracy i poza firmą, wpływ pracownika na projekt przez pierwsze 3 miesiące;
  • Zadowolenie z sytuacji – aby to zmierzyć, można stosować ankiety oraz rozmowy z pracownikiem.
  • Opinia osób dot. systemu wdrożeniowego – jest niezwykle cenna, ponieważ pozwala nam znaleźć miejsca, gdzie nasz proces ma luki, a dzięki temu możemy go udoskonalać i coraz lepiej dopasowywać do nowych osób.

Jak mierzyć? Możemy wykorzystać:

  • Oceny kwartalne – pomogą ocenić jak pracownik czuje się w firmie;
  • Ankiety – za pomocą odpowiednich pytań możemy sprawdzić, czy nasz program działa i czy dostarcza nowym osobom to, czego faktycznie potrzebują; mogą mieć szansę ocenić nasze działania.
  • Exit Interview – na podstawie odpowiednich pytań możemy dotrzeć do tego, co miało wpływ na decyzję o odejściu – być może ktoś czuł się źle na samym początku i możemy mieć na to jakiś wpływ w przyszłości?
  • Pytania/ankiety dot. efektywności programu – na podstawie pytań – np. Jak często czujesz się zagubiony?, Jak dużo czasu tracisz, bo nie wiesz co robić?, Gdzie konkretnie tracisz najwięcej czasu?, Czego wiesz najmniej, a chciałbyś wiedzieć o tym więcej? – możemy zlokalizować nasz problem i go naprawić.

Podsumowanie

Nie istnieje idealny przepis na zorganizowanie onboardingu nowego pracownika, ale mam nadzieję, że wyniesiesz z tego artykułu pewne wskazówki – jak można do tego tematu podejść i z jakich narzędzi można korzystać. Każda firma jest inna i każdą wyróżnia zupełnie inne podejście. Jednak z moich obserwacji wynika, że warto przede wszystkim:

  • Wziąć pod uwagę opinię nowych pracowników – pytać ich o to, jak nam idzie;
  • Zwrócić uwagę na to, co mówimy i czy jest to spójne z rzeczywistością;
  • Sprawdzać czy nasze działania przynoszą zamierzony efekt, mierząc je i sprawdzając w wypracowany w firmie sposób;
  • Podejść do tematu z otwartą głową i próbować wykorzystywać nowe rozwiązania;
  • Być wiarygodnym dla ludzi, których zatrudniamy – zatrudniony pracownik daje firmie kredyt zaufania. Raz stracony, może być przyczyną utraty takiej osoby.